Yhtiöjärjestyksen laatiminen

3.1. Hallitusten jäsenten määrä 4§

Hallitusten jäsenten määrää koskeva määräys toistaa osakeyhtiölain säännöksiä. Osakeyhtiölain 6 luvun 8 §:n mukaan hallitukseen on valittava yhdestä viiteen varsinaista jäsentä, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Jos hallitukseen kuuluu vähemmän kuin kolme jäsentä, hallituksessa on oltava ainakin yksi varajäsen.

Tällainen määräys soveltuu hyvin pieniin yhtiöihin, mutta esimerkiksi kuuden osakkaan yhtiöön tällainen määräys voi olla jo ongelmallinen. Yhtiöjärjestykseen otettavalla määräyksellä voidaan sopia, että hallituksen koko on viittä jäsentä suurempi.

Osakeyhtiölain 6 luvun 11 §:n mukaan puolestaan hallituksen jäsenen toimikausi jatkuu yksityisessä osakeyhtiössä toistaiseksi. Tältäkin osin vakiomuotoinen yhtiöjärjestys toistaa osakeyhtiölakia. Estettä ei ole kuitenkaan määrätä määräaikaisista toimikausista yhtiöjärjestyksessä.

3.2. Yhtiön edustamista koskeva määräys 5§

Yhtiön edustamista koskeva määräys poikkeaa osakeyhtiölain olettamasäännöksestä. Yhtiöjärjestyksen määräys antaa koko hallituksen lisäksi oikeuden edustaa yhtiötä myös:

• hallituksen puheenjohtajalle yksin
• toimitusjohtajalle yksin
• kahdelle hallituksen jäsenelle yhdessä
• hallituksen nimeämälle henkilölle yksin (prokura tai oikeus yhtiön edustamiseen)

Yhtiön edustamisessa on noudatettava hallituksen ja yhtiökokouksen päätöksiä, mutta edustamiseen oikeutettu voi tehdä kolmannen tahon kanssa yhtiötä sitovia oikeustoimia, vaikka ne olisivat yhtiön sisäisten päätösten vastaisia. Käytännössä tällainen määräys helpottaa yhtiön hallinnointia, koska merkittäviin sopimuksiin ei vaadita kaikkien hallituksen jäsenten allekirjoituksia.

3.3. Kutsu yhtiökokoukseen 6§

Yhtiökokouskutsua koskeva määräys toistaa osakeyhtiölain säännöksiä. Osakeyhtiölain 5 luvun 19 §:n mukaan kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen yhtiökokousta. Osakeyhtiölain 5 luvun 20 §:ssä on puolestaan olettamasäännös, jonka mukaan jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka osoite on yhtiön tiedossa, on lähetettävä kirjallinen kokouskutsu, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.

Kirjallisen kokouskutsun vaatimus on toimiva pienissä yhtiöissä, joissa ei ole laajaa tuhansien osakkaiden omistuspohjaa. Käytännössä kirjallinen kutsu voidaan lähettää kirjeellä tai sähköpostitse niille, joiden osoitteet ovat yhtiön tiedossa.

Hallituksen esityksen mukaan sähköpostilla lähetettyä kutsua voidaan pitää kirjallisena, mutta sen käyttämisen edellytyksenä on pidettävä, että osakkeenomistaja on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa yhtiölle tällaista tarkoitusta varten.

Osakkeenomistajilla on yksimielisinä mahdollisuus myös sivuuttaa kokonaan osakeyhtiölain säännös ja yhtiöjärjestyksen määräys kokouskutsusta. Mahdollisten moitekanteiden estämiseksi asiallinen kokouskutsu kannattaa toimittaa. Yhtiöjärjestyksen määräystä voi selkeyttää niin, että yhtiöllä on aina oikeus lähettää kokouskutsu vain sähköisesti.

3.4. Yhtiökokouksen järjestäminen 7§

Osakeyhtiölain 5 luvun 3 §:n mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tämä pakottava säännös on toistettu yhtiöjärjestyksessä. Pykälässä tuodaan ilmi myös asiat, jotka yhtiökokouksessa on päätettävä. Sisällöllisesti yhtiöjärjestyksen määräys toistaa nämä pakolliset yhtiökokouksessa päätettävät asiat.

Osakeyhtiölaki antaa mahdollisuuden siirtää hallituksen tai toimitusjohtajan toimivaltaan kuuluvia asioita yhtiökokouksen päätettäviksi. Yhtiöjärjestykseen on mahdollista ottaa määräys, mikäli jokin asia halutaan siirtää yhtiökokouksen päätettäväksi pysyvällä tavalla.

3.5. Lunastuslauseke 8§

Merkittävin poikkeus vakiomuotoisessa yhtiöjärjestyksessä osakeyhtiölain olettamasäännöksiin on lunastuslauseke. Lunastusehtojen muotoiluja on erilaisia, mutta lausekkeiden tarkoitus on estää osakkeiden vapaa siirrettävyys. Vakimuotoisen yhtiöjärjestyksen mukaista lunastusehtoa täydentää osakeyhtiölain 3 luvun 7 §:n mukaiset lunastukseen liittyvät olettamasäännökset. Olettamasäännöksistä on huomattava, että 4–6 kohdan mukaisia määräaikoja ei voi pidentää yhtiöjärjestykseen otettavalla määräyksellä.

1) lunastusoikeus koskee kaikenlaisia saantoja;

2) saman saannon kohteena olevat osakkeet on kaikki lunastettava;

3) lunastushinta on osakkeen käypä hinta, jona vastikkeellisessa saannossa muun selvityksen puuttuessa pidetään sovittua hintaa;

4) hallituksen on ilmoitettava osakkeen siirtymisestä sille, jolla on oikeus lunastaa osake, kirjallisesti tai siten kuin kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan kuukauden kuluessa siitä, kun osakkeen siirtymisestä on ilmoitettu hallitukselle;

5) lunastusvaatimus on esitettävä yhtiölle tai yhtiön käyttäessä lunastusoikeuttaan osakkeen saajalle kahden kuukauden kuluessa siitä, kun osakkeen siirtymisestä on ilmoitettu hallitukselle; sekä

6) lunastushinta on suoritettava kuukauden kuluessa 5 kohdassa mainitun määräajan päättymisestä tai, jos lunastushintaa ei ole kiinteästi määrätty, lunastushinnan vahvistamisesta.

Vakiomuotoinen lunastuslauseke pitää sisällään vain oikeuden lunastukseen. Lauseke ei velvoita osakkeenomistajia tai yhtiöitä lunastamaan osakkeita, mikäli jokin osakkaista päättää luovuttaa osakkeet ulkopuoliselle taholle.

Lausekkeessa ensisijainen lunastusoikeus annetaan osakkeenomistajille. Yhtiö voi lunastaa vain, jos kukaan osakkeenomistajista ei käytä oikeuttaan. Lunastettavat osakkeet jaetaan tasan omistusoikeuksien suhteessa niiden osakkeenomistajien kesken, jotka haluavat käyttää lunastusoikeuttaan. Mikäli osakkeiden jako ei mene tasan, jaetaan ylijääneet osakkeet lunastusta haluavien kesken arvalla.

Vakiomuotoinen lunastuslauseke on yhdenlainen kompromissi siitä, miten osakkeet ovat lunastettavissa. Yhtiön toiminnan turvaamiseksi voi olla perusteltua, että lunastuksen hintaan vaikuttaa se, millaisissa olosuhteissa osakas luopuu osakkeista. Tällöin puhutaan hyvä lähtijä (eng. good leaver) vs. huono lähtijä (eng. bad leaver) tilanteista.

Osakassopimuksessa on mahdollista tarkemmin yksilöidä, milloin kyseessä on hyvä lähtijä ja milloin huono lähtijä. Julkiseen yhtiöjärjestykseen otetaan vain tällaisen yksilöinnin mahdollistama ehto.

3.6. Yhtiöjärjestys

1§ Yhtiön toiminimi on ……………

2§ Yhtiön kotipaikka on ………….

3§ Yhtiön toimiala on ……………

4§ Yhtiöllä on hallitus, johon kuuluu yhdestä viiteen varsinaista jäsentä ja ainakin yksi varajäsen, mikäli hallitukseen valitaan vähemmän kuin kolme varsinaista jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi jatkuu toistaiseksi.

5§ Yhtiötä edustavat paitsi hallitus, myös hallituksen puheenjohtaja ja toimitusjohtaja kumpikin yksin ja hallituksen jäsenet kaksi yhdessä. Lisäksi hallitus voi antaa nimetylle henkilölle prokuran tai oikeuden yhtiön edustamiseen.

6§ Kutsu yhtiökokoukseen on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen yhtiökokousta kirjallisesti jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka osoite on yhtiön tiedossa.

7§ Varsinainen yhtiökokous on pidettävä vuosittain hallituksen määräämänä päivänä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa on päätettävä:

1. tilinpäätöksen vahvistamisesta;

2. taseen osoittaman voiton käyttämisestä;

3. vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle;

4. tarvittaessa hallituksen ja tilintarkastajan valinnasta.

8§ Osakkeenomistajalla ja yhtiöllä on oikeus lunastaa muulta omistajalta kuin yhtiöltä toiselle siirtyvä osake. Ensisijainen lunastusoikeus on osakkeenomistajalla. Jos useampi osakkeenomistaja haluaa käyttää lunastusoikeuttaan, osakkeet jaetaan lunastukseen halukkaiden kesken heidän omistamiensa osakkeiden mukaisessa suhteessa. Mikäli osakkeiden jako ei mene tasan, jaetaan ylijääneet osakkeet lunastusta haluavien kesken arvalla. Yhtiöllä on lunastusoikeus, mikäli kukaan osakkeenomistajista ei lunasta siirtyviä osakkeita.

Muilta osin lunastukseen sovelletaan osakeyhtiölain määräyksiä.

4. Räätälöidyn yhtiöjärjestyksen laatiminen

Yhtiöjärjestyksenä ei ole pakko käyttää vakiomallista yhtiöjärjestystä. Mikäli yhtiöjärjestystä räätälöi perustamisvaiheessa, on yhtiö perustettava paperilomakkeella. Paperilomakkeella osakeyhtiön perustaminen on 105 euroa kalliimpi ja rekisteröinti kestää noin kolme viikkoa pidempään.

Näistä seikoista huolimatta yhtiöjärjestyksen räätälöiminen yhtiön tarpeita vastaavaksi heti perustamisen yhteydessä on usein perusteltua. Yhtiöjärjestys tulisi tällöin laatia yhteensopivaksi osakassopimuksen kanssa.

4.1. Yhtiöjärjestyksen määräysten muotoilu

Yhtiöjärjestykseen otettavilla määräyksillä ei ole juurikaan muita rajoituksia kuin se, että määräykset eivät saa olla osakeyhtiölain tai muun lainsäädännön pakottavien säännösten taikka hyvän tavan vastaisia.

Tämän lisäksi määräyksiltä ei edellytetä muuta kuin riittävää selkeyttä ja täsmällisyyttä. Yhtiöjärjestyksen määräysten on siis muodostettava johdonmukainen kokonaisuus, joka on riittävän ymmärrettävä.

Patentti- ja rekisterihallitus tutkii yhtiöjärjestyksen lainmukaisuuden ennen sen hyväksymistä. Mikäli PRH havaitsee yhtiöjärjestyksessä puutteita, se kehottaa korjaamaan puutteet ennen rekisteröintiä. Puutteet voivat johtua myös epäselvistä tai keskenään ristiriitaisista määräyksistä. Käytännössä yhtiön rekisteröinti viivästyy, jos PRH havaitsee yhtiöjärjestyksessä puutteita.

4.2. Vapaaehtoiset määräykset

Käytettävät vapaaehtoiset määräykset riippuvat yhtiön tarpeista. Mitään tyhjentävää listausta vapaaehtoisista määräyksistä ei voi antaa. Tässä listauksessa on kuitenkin määräyksiä, joiden sisällyttämistä yhtiöjärjestykseen kannattaa harkita.

• Hallituksen jäsenten määrä: Hallitusten jäsenten määrästä tulee olla määräys yhtiöjärjestyksessä, jos jäseniä hallitukseen halutaan enemmän kuin viisi.
• Yhtiökokouskutsu: Voidaan määrätä, ettei yhtiöllä ole velvoitetta lähettää kutsua yhtiökokoukseen kirjeitse, vaikka osakkeenomistajan osoite olisi yhtiön tiedossa.
• Lunastuslauseke: Lunastusmenettelyn olettamasäännöksistä on mahdollista poiketa esimerkiksi lunastushinnan osalta.
• Suostumuslauseke: Määräys, jonka mukaan osakkeen hankkimiseen vaaditaan yhtiön suostumus.
• Osakesarjat: Yhtiöön voidaan ottaa erilaisia osakesarjoja, jotka tuottavat erilaisia oikeuksia. Hyödyllinen määräys tiettyjen osakkeenomistajien äänioikeuden tai osingonjaon rajoittamiseen.
• Toimitusjohtajan valinta: Lähtökohtaisesti hallitus päättää toimitusjohtajan valinnasta ja erottamisesta. Toimitusjohtajan valinta ei ole pakollista, mutta yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä toisin. Yhtiöjärjestyksen määräyksellä voidaan siirtää päätösvalta toimitusjohtajan valinnasta esim. hallintoneuvokselle. Voidaan myös kieltää toimitusjohtajaa olemasta hallituksen jäsen.
• Yhtiön edustaminen: Oikeus yhtiön edustamiseen on lähtökohtaisesti koko hallituksella. Tästä lähtökohdasta yleensä poiketaan.
• Yhtiökokouksessa päätettävät asiat: Hallituksen tai toimitusjohtajan toimivaltaan kuuluvia asioita voidaan siirtää yhtiökokouksen päätettäväksi.
• Osakasluettelon tiedot: Lähtökohtaisesti julkisessa osakasluettelossa on oltava osakkeen omistajan nimi ja osoite. Yhtiöjärjestyksen määräyksellä voidaan suojata osakkeenomistajien kotisoite määräämällä, että osakasluetteloon merkitään osakkeenomistajan kotikunta ja syntymäaika yksilöintitiedoiksi osoitteen sijaan.
• Välimiesmenettely: Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että siitä aiheutuvat riidat ratkaistaan välimiesmenettelyssä.
• Tilintarkastajat: Yhtiöjärjestykseen voidaan ottaa määräys, että tilintarkastaja on valittava. Lisäksi voidaan edellyttää, että tilintarkastajan tulee olla KHT-tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö, jonka päävastuullisen tilintarkastajan tulee olla KHT-tilintarkastaja.
• Tilikausi: Tilikaudesta määrääminen yhtiöjärjestyksessä on pakollista, jos tilikaudesta ei ole määrätty perustamissopimuksessa.
• Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen: Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että yhtiökokoukseen tulee ilmoittautua.